O que pode tornar o seu evento único?
(2007-03-15)Tânia Trevisan (Directora da Trevisan Publicidade & Eventos)
Muitos organizadores de eventos procuram-me para saber como tornar um evento único. As respostas podem ser diferentes, uma vez que as variáveis são inúmeras. Mas o que não devemos esquecer é que, antes de mais nada, lidamos com pessoas que têm sentimentos, percepções e objectivos bem definidos quando se predispõem a ir a um evento.
Já por parte do cliente, há a preocupação que o retorno desse investimento seja financeiro, de reforço de marca ou de fidelização.
Os eventos têm sido a ferramenta mais utilizada globalmente nos dias de hoje e podem ter como objectivo expandir conhecimentos, fidelizar clientes, vender produtos, ideias, realizar sonhos, aumentar a rede de relacionamentos, etc.
Para tal conte com os seguintes ingredientes:
1- Um bom briefing que consiga inventariar o objectivo do evento, o perfil do público alvo, os valores da empresa, a preocupação com o estilo, a comunicação visual harmónica, as principais características do produto em exposição e as expectativas do cliente.
2- Na elaboração de um convite, observe a utilização adequada do logotipo, a mensagem clara, dados para a confirmação de presença, informação sobre traje que o convidado deve vestir; diferencie o formato, textura de papel, envelope, tudo o que possa indicar realmente, desde o primeiro contacto que será uma experiência incrível. No caso de ser um convite virtual, fique atento para produzir uma peça interessante e interactiva.
3- Ao criar e produzir eventos temáticos, pense inicialmente numa pesquisa profunda para que os diversos aspectos do evento estejam alinhados com, por exemplo, uma determinada época da história ligada a um determinado país, que são as referências em termos de ambiente, de luz, de flores e decoração, de alimentação e música? A partir desses dados então parta para a escolha do local adequado, que terá que ter a capacidade para receber a quantidade estimada de convidados, que possa ser bem produzido nos diferentes aspectos, ressaltando assim a marca do cliente e o produto que será a estrela em questão.
4- Para a elaboração do planeamento, leve em conta que existe um budget como referência e que todas as acções deverão encaixar-se nesse montante, tanto as de ordem de produção, logística, criação, como as de media, tudo dependendo da tipologia do evento.
5- Como lembrete, preste atenção à data proposta para esse evento e se é num espaço aberto ou fechado, pois alguns organizadores não percebem que ao definirem um determinado dia devem conferir se são dias feriado ou se coincidem com grandes acontecimentos mundiais.
6- Uma programação bem elaborada pode favorecer muito o resultado final, tanto no que diz respeito à inclusão de atracções artísticas de nível elevado e original, quanto o ritmo que deve ter o evento como um todo. As atracções não funcionam se o ritmo não for definido, e a consequência lógica é os convidados ficarem decepcionados.
Siga um roteiro em que toda a equipa tenha as informações gerais e cuide adequadamente da sua parte, comprometendo-se a realizar o melhor possível.
7- A gastronomia é uma peça relevante para que o seu evento tenha sucesso. Aqui há a reter a importância da quantidade, o cardápio original e a gama de cores, que deve combinar com a decoração. As bebidas também têm destaque na apresentação, nos adereços e na diversidade, mantendo a harmonia com os pratos servidos.
8- Que tal um brinde ou gift que faça os convidados relembrarem o evento em que participaram? Pense em algo original e que esteja de preferência sintonizado com os gostos de quem recebe. Um objecto útil? Um objecto de arte? Poderão ser várias as opções, mas o tema do evento deve estar implícito ou explícito na peça.
9- A avaliação é determinante para o sucesso de um evento. E deve ser feita na fase da criação, produção e finalização junto da sua equipa, dos fornecedores, dos clientes e dos convidados.
10- O mais importante para que qualquer evento atinja excelentes resultados é primar pela diferença. Para isso há que ter uma equipa e fornecedores capacitados e comprometidos com a organização e o sucesso do evento. Para um evento ser único concorrem factores como a tecnologia, a originalidade, a criatividade, mas também a emoção e a dedicação com que o organizador de eventos encara o seu trabalho.
Muitos organizadores de eventos procuram-me para saber como tornar um evento único. As respostas podem ser diferentes, uma vez que as variáveis são inúmeras. Mas o que não devemos esquecer é que, antes de mais nada, lidamos com pessoas que têm sentimentos, percepções e objectivos bem definidos quando se predispõem a ir a um evento.
Já por parte do cliente, há a preocupação que o retorno desse investimento seja financeiro, de reforço de marca ou de fidelização.
Os eventos têm sido a ferramenta mais utilizada globalmente nos dias de hoje e podem ter como objectivo expandir conhecimentos, fidelizar clientes, vender produtos, ideias, realizar sonhos, aumentar a rede de relacionamentos, etc.
Para tal conte com os seguintes ingredientes:
1- Um bom briefing que consiga inventariar o objectivo do evento, o perfil do público alvo, os valores da empresa, a preocupação com o estilo, a comunicação visual harmónica, as principais características do produto em exposição e as expectativas do cliente.
2- Na elaboração de um convite, observe a utilização adequada do logotipo, a mensagem clara, dados para a confirmação de presença, informação sobre traje que o convidado deve vestir; diferencie o formato, textura de papel, envelope, tudo o que possa indicar realmente, desde o primeiro contacto que será uma experiência incrível. No caso de ser um convite virtual, fique atento para produzir uma peça interessante e interactiva.
3- Ao criar e produzir eventos temáticos, pense inicialmente numa pesquisa profunda para que os diversos aspectos do evento estejam alinhados com, por exemplo, uma determinada época da história ligada a um determinado país, que são as referências em termos de ambiente, de luz, de flores e decoração, de alimentação e música? A partir desses dados então parta para a escolha do local adequado, que terá que ter a capacidade para receber a quantidade estimada de convidados, que possa ser bem produzido nos diferentes aspectos, ressaltando assim a marca do cliente e o produto que será a estrela em questão.
4- Para a elaboração do planeamento, leve em conta que existe um budget como referência e que todas as acções deverão encaixar-se nesse montante, tanto as de ordem de produção, logística, criação, como as de media, tudo dependendo da tipologia do evento.
5- Como lembrete, preste atenção à data proposta para esse evento e se é num espaço aberto ou fechado, pois alguns organizadores não percebem que ao definirem um determinado dia devem conferir se são dias feriado ou se coincidem com grandes acontecimentos mundiais.
6- Uma programação bem elaborada pode favorecer muito o resultado final, tanto no que diz respeito à inclusão de atracções artísticas de nível elevado e original, quanto o ritmo que deve ter o evento como um todo. As atracções não funcionam se o ritmo não for definido, e a consequência lógica é os convidados ficarem decepcionados.
Siga um roteiro em que toda a equipa tenha as informações gerais e cuide adequadamente da sua parte, comprometendo-se a realizar o melhor possível.
7- A gastronomia é uma peça relevante para que o seu evento tenha sucesso. Aqui há a reter a importância da quantidade, o cardápio original e a gama de cores, que deve combinar com a decoração. As bebidas também têm destaque na apresentação, nos adereços e na diversidade, mantendo a harmonia com os pratos servidos.
8- Que tal um brinde ou gift que faça os convidados relembrarem o evento em que participaram? Pense em algo original e que esteja de preferência sintonizado com os gostos de quem recebe. Um objecto útil? Um objecto de arte? Poderão ser várias as opções, mas o tema do evento deve estar implícito ou explícito na peça.
9- A avaliação é determinante para o sucesso de um evento. E deve ser feita na fase da criação, produção e finalização junto da sua equipa, dos fornecedores, dos clientes e dos convidados.
10- O mais importante para que qualquer evento atinja excelentes resultados é primar pela diferença. Para isso há que ter uma equipa e fornecedores capacitados e comprometidos com a organização e o sucesso do evento. Para um evento ser único concorrem factores como a tecnologia, a originalidade, a criatividade, mas também a emoção e a dedicação com que o organizador de eventos encara o seu trabalho.
Organizar um evento de negócios é algo delicado e muito mais simples do que possa parecer, no entanto, requer critérios básicos a serem estudados e anotados para que possam ser colocados em prática, garantindo o sucesso, o bem-estar e a satisfação tanto de quem organiza, quanto de quem é convidado. Até mesmo para organizar uma simples reunião de negócios é preciso cuidados especiais para que ela seja bem sucedida, do começo ao final.
A pedido da leitora Siumara de Fátima Loureiro Pires, a coluna dessa semana tem o intuito de ajudar na organização de eventos.
DICAS IMPORTANTES PARA QUEM ORGANIZA UM EVENTO PROFISSIONAL
O planejamento de um evento é fundamental. Tudo aquilo que é anotado, pesquisado, analisado e seguido com critérios tem quase 100% de chance de acertos e uma pequena margem de erros e imprevistos. Toda recepção, convenção, seminário, encontro, reunião ou palestra deve ser planejada para ser bem sucedida como se fosse a apresentação de um verdadeiro espetáculo.
O planejamento envolve:
- as pessoas que você pretende reunir
- as comidas e bebidas que pretende oferecer
- o ambiente onde irá recebê-las
Para recepcionar, pense nos itens abaixo:
OBJETIVO:
Qual o objetivo da reunião, recepção, encontro ou festa?
CONVIDADOS:
Convide pessoas que lhe expressem prazer, bem-estar e muita satisfação, que tenham algo em comum e interesse pelo encontro, palestra ou recepção.
NÚMERO DE CONVIDADOS:
Nunca convide um número de pessoas superior ao espaço físico que você dispõe. Nada mais desagradável do que pessoas empilhadas, espremidas ou aglomeradas numa sala de convenções ou reuniões por falta de espaço. Já num auditório onde o número de cadeiras é bem maior do que o número de participantes, dá a sensação de vazio, de desinteresse por aqueles que, eventualmente, não compareceram ao evento, como também de mal-estar ao palestrante. O número de toaletes também deve ser proporcional à quantidade de pessoas convidadas para que não haja filas enormes, tumulto ou aglomerações nos intervalos programados ou na saída dos participantes. Também é imprescindível a presença de um funcionário para cuidar da limpeza e da conservação dos banheiros.
TIPO DE REUNIÃO:
A reunião é formal ou informal? Existe um protocolo a ser seguido? Quem presidirá a reunião? Quem são os palestrantes, sócios, diretores e presidentes envolvidos? Quem irá falar e quem irá presidir a mesa?
SERVIÇOS:
A reunião pede um serviço que permite aos convidados que se sirvam ou há a necessidade de profissionais, como garçons e copeiras, para servir os participante do evento?
CARDÁPIO:
Pense ns comidas e nas bebidas a serem servidas, sejam no começo, no intervalo ou no final do evento. Nem sempre é proporcionado um coquetel ou uma mesa farta para suprir o gosto ou o paladar de todos, no entanto, água e café é o mínimo que podemos oferecer.
RECURSOS:
Pense nos recursos materiais e humanos. Conte com o apoio de um especialista ou de uma empresa bem conceituada do ramo de Festas e Eventos que assumam o compromisso de elaborar, com cuidado e certos critérios, desde a decoração até a instalação e o manuseio de aparelhos.
LOCAL:
Auditório? Sala de treinamento? Sala de reuniões? Sala de convenções? Dentro ou fora da empresa? Restaurante? Salão de festas?
TEMPO:
Você deve limitar o tempo do evento. É melhor prever um pequeno atraso no começo, garantindo a chegada daqueles que não se preocupam muito com pontualidade. Procure não extrapolar no término do evento por não tê-lo programado com precisão. Lembre-se: tempo é dinheiro! Nem todas as pessoas estão predispostas a atrasos e muitas costumam se programar para vários compromissos no mesmo dia. O trânsito e a distância são problemas que cada um sabe muito bem o sufoco e o estresse que sofrem. Dica: música ambiente antes e nos intervalos do evento ajudam a criar um clima agradável, relaxando e acalmando a platéia e os convidados. A música deve ser instrumental e o som não pode ser muito alto para não agredir os ouvidos nem atrapalhar a conversa das pessoas.
CUSTO:
Não gaste além do orçamento previsto. Pesquise, pechinche! enha bom gosto e sabedoria na arte de receber bem as pessoas, proporcionando-lhes conforto e satisfação.
REGRAS BÁSICAS
Adequação
Chá, café, almoço, jantar, churrasco...
Apetrechos adequados para um evento:
- aparelho de som
- microfone
- ar-condicionado
- datashow
- retroprojetor
Seja qual for o material a ser usado, quem se encarrega em elaborar um evento deve testá-los com antecedência evitando, assim, constrangimentos e aborrecimentos.
A importância dos convidados
Todos os convidados de um evento merecem um único tratamento: carinho, afetividade e carisma. Recepcione-os dando boas-vindas, além de agradecer a presença de cada um. Encaminhe-os para o salão ou auditório onde vai ocorrer o evento, faça as apresentações e tente enturmar os mais tímidos ou desacompanhados. Permaneça por algum tempo nesta tarefa; 30 minutos é tempo suficiente para a receptividade. Caso tenha que fiscalizar ou circular entre os convidados, encarregue alguém de fazer a recepção mas, mesmo assim, não se disperce e esteja atento à porta de entrada. Lembre-se de que a primeira impressão é a que fica e o convidado deve ser recepcionado com entusiasmo e um sorriso nos lábios. Nada mais constrangedor do que comparecer a um evento e não ter para fazer a recepção. Ao final do evento, não se esqueça de, mais uma vez, agradecer a presença dos convidados, sem a necessidade de desculpar-se. Aliás, o pedido de desculpas só é válido se realmente ocorreu algum incidente que possa ter comprometido o evento. Caso haja algum material a ser distribuído como pasta com caneta, bloco de anotações, brinde e apostila, eles poderão ser entregues no começo ou no final do evento.
Bom senso
Na hora da dúvida, o que fazer ou como agir? Seja educado, carismático, otimista e seguro de si próprio. O verdadeiro anfitrião é aquela pessoa que agrada e encanta, proporcionando bem-estar aos convidados.
Criatividade e toque pessoal
Tenha bom gosto e ouse na criatividade.
Flexibilidade
Mantenha o sorriso, a disposição, muito carisma e uma excelente postura.
Bom humor
Constante!
Primeiro avalie tudo que é necessário (alimentação, iluminação, decoração, som..) e planilhe.
Peça orçamentos a fornecedores e planilhe os custos (não se esqueça de pesquisar sobre a idoneidade deles...)
http://www.cursosnocd.com.br/cursos/como-organizar-eventos.htm
http://www.casadoseventos.com.br/txt/inscricoes_online_manuais_organizacao_eventos.jsp
http://www.catho.com.br/jcs/inputer_view.phtml?id=2823
http://zubifernandes.blogspot.com/2005/01/dica-para-produzir-eventos-o-espao.html
http://www.overmundo.com.br/overblog/produzindo-eventos-sem-perder-dinheiro
http://www.festaseeventos.net/home/ver_conteudo.asp?cont=405
http://www.mvpe.com.br/informacoes.php
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